Office Manager

Les 45 modules du parcours

1. 01 Situer ce que le manuel d'organisation impose au quotidien : établir le STATUT d'un document avant de s'en servir 45 min
2. 02 Situer le périmètre du département, et dire à qui s'adresse quoi 45 min
3. 03 Lire l'effectif du cabinet dans CHAMPION, et nommer les angles morts : combien de personnes cette liste ne permet PAS de suivre 45 min
4. 04 Tenir son plan de semaine et sa charge : planifier, saisir, signaler, et dire ce qu'on ajuste seul 45 min
5. 05 Situer l'année : ce qui tombe quand, et ce qui n'est pas encore tranché 1 h
6. 06 Situer le dispositif automatisé : ce qu'il fait, ce qu'il ne fait pas, et ce qu'on fait quand il ne fait rien 1 h 10
7. 07 Décider où va une chose : et dire pourquoi ce n'est pas ailleurs : Notion, SharePoint, les boîtes @samko.group 1 h 05
8. 08 Mesurer la charge d'un collaborateur sur la SOMME DES DEUX BASES de tâches : V3-TACHES et TACHES - BDD - FAMOC : la VENTILER, et écrire ce qui n'est PAS mesuré 2 h
9. 09 Exécuter les gestes Notion d'une semaine ordinaire, et contrôler que chacun a produit son effet 3 h
10. 10 Résoudre les dix pannes de premier niveau sur Notion : le symptôme rapporté, la cause réelle, le geste, et la limite 3 h
11. 11 Trier une sollicitation en usage, bug ou amélioration : et savoir s'arrêter : à qui l'on passe la main, ce qu'on écrit, et comment on vérifie que c'est arrivé 2 h
12. 12 Lire une VUE Notion : ce qu'elle montre, ce qu'elle CACHE, et pourquoi : sans jamais la modifier 1 h 30
13. 13 Se servir du dispositif automatisé : ce que chaque production établit, ce qu'on en fait, ce qu'on n'en fait PAS, et comment on lit une absence 2 h
14. 14 Reconnaître une panne silencieuse : les neuf modes mesurés au cabinet, et le geste unique qui les prend tous : ne jamais conclure sur un STATUT, lire l'EFFET 2 h
15. 15 Faire à la main ce qu'une routine n'a pas fait : la frontière entre ce qui se REFAIT, ce qui se REMONTE, et ce devant quoi on s'arrête 3 h
16. 16 Proposer une amélioration : la formuler en quatre parties, la fonder sur une mesure prise AVANT, et savoir ce qui n'est PAS une proposition : une règle d'entreprise, et ce que la marge R14 permet de faire seul 1 h 30
17. 17 Contrôler ce qu'une IA produit : trier les quatre natures, appliquer les six contrôles, rendre un verdict en trois états 2 h
18. 18 Préparer la fiche d'une réunion de créneau avant la séance : la CHERCHER sur les DEUX champs de date, la créer si elle n'existe pas, la nommer, la dater, y rattacher les objets et poser son ordre du jour 1 h 30
19. 19 Tenir le PV d'une séance de créneau et le faire vivre : lire le bon canal de captation, retrouver la fiche sur LES DEUX champs de date, écrire le PV de 200 à 400 mots, et le convertir en lignes de PLANS D'ACTION exécutables 2 h
20. 20 Animer une séance de créneau pour qu'il en sorte des actions exécutables : verbe d'action, objet précis, responsable nommé, échéance : récapitulées à voix haute en fin de séance 1 h 30
21. 21 Tenir la MATRICE DES DÉCISIONS : suivre l'exécution de ce qui a été décidé, et CLORE chaque décision dans un sens ou dans l'autre 2 h
22. 22 Produire le support de son créneau de réunion, le contrôler par son CONTENU et non par son code de retour, et renseigner `Lien support` dans REVUE-MISSIONS 1 h
23. 23 Relever et traiter les réponses des collaborateurs : et ne jamais déclarer non-répondant quelqu'un qui a répondu 2 h
24. 24 Traiter un remboursement de dépôt, de la pièce à ce qu'on en fait : et savoir où s'arrête le geste de l'Office Manager 1 h 30
25. 25 Conduire un achat interne et tenir le stock de fournitures : appliquer ce qui est écrit, et ÉCRIRE ce qui ne l'est pas 1 h 30
26. 26 Gérer un prestataire et les moyens du bureau : tenir l'ENGAGEMENT, l'ACCÈS, la TRACE et l'ÉCHÉANCE, sans jamais engager le cabinet 1 h 30
27. 27 Faire respecter les règles de vie de l'open space : situer une règle avant de l'invoquer, traiter une gêne collective sans sanctionner, et reconnaître ce qui n'est pas écrit 1 h 30
28. 28 Tenir le dossier du personnel, savoir où vit chaque pièce, et appliquer les durées d'archivage : avec leur article et leur code 2 h
29. 29 Traiter une demande d'absence, et savoir s'arrêter au bord de ce qui n'est écrit nulle part 1 h 30
30. 30 Relever la présence au bureau sur l'outil en service, dire exactement ce qu'il mesure et ce qu'il ne mesure pas, et rendre un état qui ne présente jamais une absence de mesure comme un zéro 1 h 30
31. 31 Mission de terrain RHS-02-810
32. 32 Ce qu'est l'Office Manager à SAMKO, et ce qu'il n'est pas : les trois définitions qui coexistent, la frontière du rôle, les deux chaînes d'escalade, et le mot « PM » qui ne désigne pas une personne 1 h 30
33. 33 Contrôler que le Réviseur Qualité a été coaché : chercher la trace d'un geste qu'AUCUNE procédure ne décrit, constater son absence sans la juger, nommer ce qu'on ne peut pas établir, et passer la main au bon niveau 1 h 45
34. 34 Déclencher la revue de mi-parcours du Réviseur Qualité : saisir qui de droit quand aucun compteur ne peut le dire 2 h
35. 35 Faire tenir une instance qu'on n'anime pas : constater qu'une séance a eu lieu, qu'elle est TRACÉE, et conduire le cas où elle ne s'est pas tenue 1 h 30
36. 36 Le cycle argent d'une mission : contrat, facture, recouvrement, relance : tenir la chaîne d'encaissement d'une mission SANS inventer le circuit, le délai ni le seuil que le cabinet n'a pas écrits 1 h 45
37. 37 Coordonner l'évaluation de fin de mission et le paiement des primes : ce que l'Office Manager fait SANS NOTER, la règle de déclenchement à DEUX RÉGIMES de `D-102`, et les huit points que personne n'a tranchés 1 h 30
38. 38 Accueillir un stagiaire : qualifier la situation, choisir le contrat, constituer le dossier et accomplir les dépôts 2 h
39. 39 Encadrer un stagiaire au quotidien : organiser l'encadrement, conduire la PREMIÈRE REVUE, et savoir ce qui doit remonter 2 h
40. 40 Conduire la soutenance de fin de stage : organiser la séance, la conduire, et rédiger le procès-verbal qui en sort 2 h
41. 41 Clore un stage : certificat de travail, attestation, et ce qu'on ne peut pas refuser 2 h
42. 42 Recueillir le retour du stagiaire : ce qui remonte, à qui, et ce qu'on en fait 1 h 30
43. 43 Assurer la continuité du poste RH en secours : déclarations, paie interne, certificat de travail 3 h
44. 44 Contrôler l'application d'une procédure, et la traiter PAR LE RÉEXAMEN, pas par le rappel 2 h
45. 45 Assurer la continuité du poste d'Office Manager en secours : créneau, support, remboursement 3 h